Hogyan leltározunk?

A 3/1975. (VIII. 17.) KM-PM együttes rendelet a leltározás menetére vonatkozóan is ad iránymutatást. Mindig legalább két személynek kell részt venni benne. (10.§) Egy fő a polcon levő állományt kezeli és a dokumentumokban pecsétel az évszámbélyegzővel, a másik fő a leltárkönyvet vagy a listát ellenőrzi és látja el bélyegzővel a bejegyzéseket. Egyik munkatárs hangosan olvassa a leltári számot, a másik nyugtázza vagy jelzi, ha eltérés van. Két személy részvétele teljesen indokolt: kényelmesebb munkamegosztást biztosít, és a hibalehetőségeket csökkenti.

Hasznos lehet egy hálózatban levő laptopot vagy számítógépet használni. Érdemes előre napi beosztást készíteni a leltározás folyamatosságának érdekében. Ehhez elegendő egy Excel táblázatot nyitni, azt folyamatosan vezetni. A beosztás arra is jó, hogy utólag számot lehessen vetni az elvégzett leltározási munkaórák mennyiségéről.

Sablon a leltározásban résztvevők beosztásához

A beosztáson felül házi használatra szóló módszertani útmutatót is érdemes készíteni, amelyben lépésről lépésre követhetőek az egyes mozzanatok. Az útmutatóra a leltározás megkezdése előtt a felkészülési időszakban érdemes időt fordítani, megosztani egymás között, átgondolni és megvitatni az egyes pontokat, így fel lehet készülni a különböző helyzetekre, pl. hiányokat azonnal listára írni, vagy az elavult és elhasználódott példányokat azonnal selejtezési listára rögzíteni. De menet közben is lehet módosítani és átdolgozni az útmutatót, mert adódhatnak olyan helyzetek, amelyekre nem lehet felkészülni.

Könyvtárunk állománya több különálló, jól körülhatárolható állományegységből áll. Jellegzetességük, hogy nincs minden dokumentum elektronikusan feldolgozva a raktári állományból. Ennek az az oka, hogy a napi munkákon felül ezzel már nem sikerült folyamatosan foglalkoznunk. Időről időre adódtak egyéb, sürgősebb megoldandó feladatok, valamint egy időben munkaerőhiánnyal is küzdött a könyvtár. Emiatt az elektronikus adatbázis nem ad teljes képet az állományról és annak értékéről. A cédulakatalógust folyamatosan gondozni kell, például az állományból történő kivonás esetén gondoskodni kell a cédulák törléséről is. A mi esetünkben szerencsére akad olyan állományrész, amely teljeskörűen gépen van. Ezek az olvasótermi könyvek.

Az olvasótermi állomány ellenőrzése

Tehát az állományunk még nincsen teljesen feldolgozva elektronikusan, azonban az olvasótermi állományrészt sikerült az utóbbi években rekatalogizálni. Ez 3208 db, vonalkóddal ellátott kötetet jelent. Ki tudtuk használni, hogy a rekordok elektronikus katalógusban vannak, így a példányok behasonlítását nem hagyományos módszerrel (leltárkönyv behasonlítással) végeztük. Ehelyett a következő módszert alkalmaztuk:

A kötetek vonalkódjait egyenként beolvastuk egy különálló plain text állományba. Egy munkatársunk levette a könyvet a polcról és dátumbélyegzőt ütött a leltári bejegyzés mellé, a másik kolléga pedig vonalkód leolvasóval beolvasta a vonalkódot a txt-be. Beolvasáskor tehát nem végeztünk behasonlítást a leltárkönyvvel.
Az IKR support minden nap megkapta az aznapi fájlokat, majd az adott állományegység behasonlítását elvégezte az adatbázison, utána visszajelzést küldött az eredményről: hiányok, pluszok, eltérések.

Ez nagyon hatékony munkamódszernek bizonyult. Két-három hét alatt befejeztük a beolvasást, feltártuk hibákat és átvezettük a különbségeket. A leltározás tényét utólag vezettük át a leltárkönyvekbe bélyegzővel, amikor minden különbséget feltártunk és tisztázódtak az eltérések.

Az RFID kóddal ellátott dokumentum alkalmas lehet a revízió munkamenetének felgyorsítására. Sajnos állományunk nincsen ellátva RFID kóddal, ezzel kapcsolatban nincsenek tapasztalataink.

Ajánlott irodalom:
Könyvtárosok kézikönyve 1. 1999, Budapest. Osiris. p. 280-283.