2016. május 2., hétfő

A leltározás szabályozása

Mint minden könyvtárnak, nekünk is ellenőriznünk kell néha az állományunkat. A bejegyzéseinkben erről a folyamatról kapnak képet olvasóink, könyvtárunkról a MAGUNKRÓL menüpont alatt olvashatnak.

Szívélyesen ajánljuk ezt a blogot a Minisztertanács Tanácsi Hivatala elnökének és a Szakszervezetek Országos Tanácsának. :)

(A blogon az alábbi szavakat egymás szinonimájaként használjuk: leltározás, revízió, állomány-ellenőrzés. )

Tekintsük át a szabályozást. A 3/1975. (VIII. 17.) KM-PM együttes rendelet vonatkozik minden nyilvános és nem nyilvános könyvtárra. Megtudjuk, hogy az irattáraknak és a múzeumi gyűjteményeknek más szabály szerint kell eljárniuk.

Megismerjük, hogy mit tekintünk könyvtári állománynak és könyvtári dokumentumnak (az időleges megőrzésű könyveken kívül mindent). Továbbá, hogyan kell szabályszerűen leltárt vezetni a gyűjteményről. Ezt a pontot most mellőzzük, mert blogunk nem ezzel a tárgykörrel foglalkozik.

Nézzük, milyen passzusok szerint kell folytatnunk a leltározást.

Időszaki leltározás időintervallumait a törvény meghatározza:
"a 10 000 vagy ennél kevesebb könyvtári egységgel rendelkező könyvtárak 2 évenként,
a 10 001-25 000 könyvtári egységgel rendelkező könyvtárak 3 évenként,
a 25 001-75 000 könyvtári egységgel rendelkező könyvtárak 5 évenként,
a 75 001-250 000 könyvtári egységgel rendelkező könyvtárak 8 évenként,
a 250 001-1 000 000 könyvtári egységgel rendelkező könyvtárak 12 évenként,
az 1 000 000 könyvtári egységnél nagyobb állományú könyvtárak 16 évenként"

A mi esetünkben az időszaki állomány-ellenőrzés 8 évenként lenne kötelező, mivel  az állományunk 75 001-250 000 könyvtári egységgel rendelkezik.

Állomány-ellenőrzésünk jellege: időszakos. Utoljára 1987-1994 között zajlott leltározás, időszerű lett újra. És hogy képet kapjunk a "társadalmi tulajdonunk helyzetéről".
Módja: folyamatos. Tehát nem zárunk be. Folyamatosan nyitva tartunk.
Mértéke: részleges. A kölcsönzésben levő dokumentumok revíziója pár éve megtörtént, ezért ezeket meglévőnek tekintjük.



Leltározáskor óhatatlanul kiderülnek a hiányok. Ezekről jegyzéket kell vezetni.
Megengedhető hiány mértékét a rendelet szerint az állománynak a szabadpolcon levő része alapján osztja kategóriákra. Állományunk a IV. csoportba tartozik (a dokumentumoknak legfeljebb 15%-a van szabadpolcon), így az állomány összértékének 1 ezreléket nem érheti el az utolsó leltár óta eltelt időszak egy évére jutó hiánya (káló). Erre majd később visszatérünk.
A revízió megkezdéséről bejelentést kell készíteni a fenntartó számára, amelyben részletezni kell az állomány-ellenőrzés jellegét, módját, mértékét és fordulónapját. Meg kell határozni a leltározás befejezésének és a zárójegyzőkönyv elkészítésének várható dátumát.
Ütemterv elkészül. Fenntartó jóváhagyja. Leltározás elkezdődik. De hogyan leltározunk? A következő bejegyzésben erről lesz szó.

Akit érdekelnek a rendeletek, annak ajánljuk az alábbiak áttekintését is:
3/1975. (VIII. 17.) KM-PM együttes rendelet a könyvtári állomány ellenőrzéséről (leltározásáról) és az állományból történő törlésről szóló szabályzat kiadásáról
http://net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=97500003.KMA
Fenti jogszabály irányelve megjelent a Művelődésügyi Közlöny 1978. május 5. sz.-ban (9. szám, p. 413).
22/2005. (VII. 18.) NKÖM rendelet a muzeális könyvtári dokumentumok kezelésével és nyilvántartásával kapcsolatos szabályokról.
http://net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=A0500022.NKM


Nincsenek megjegyzések:

Megjegyzés küldése