A raktári állomány ellenőrzése, kezdeti nehézségek

Az állomány ellenőrzés a raktárakban levő polcokon található könyvek leltározásával folytatódik. 

Az egyik tömör polcos raktárunk

Könyvtárunk jellegzetessége, hogy kezdetekben három leltárkönyvet vezettek párhuzamosan. Ennek oka az intézet történetében keresendő. Kezdetekben több osztálykönyvtár létezett, amit évekkel később összevontak. Összevonás után már csak egy leltárkönyvet folytattak, de addig a párhuzamosan vezetett számozás ütközését elkerülendő és az egyedi számozás fenntartása érdekében nem számozták újra ezeket a tételeket, hanem a leltári szám elé nullákat tettek: pl. 100, 0100, 00100. 

Amikor az állományt fizikailag összevonták, egymás mellé helyezték a 100, 0100 és 00100 leltári számú dokumentumokat a régi leltárkönyvek megtartásával, így ellenőrzéskor is párhuzamosan kell figyelni a leltárkönyveket.

Kb 10000 tételt ellenőrzünk párhuzamosan. A művelet kiegészül a vonalkódok beragasztásával is. A vonalkódok hosszú évek óta rendelkezésre állnak, de sajnos nem került sor a beragasztásukra. Ez csak a gépi kölcsönzés esetén történt meg, ezekről bibliográfiai rekord is született, így lettek bevezetve az elektronikus nyilvántartásba.
A többi tétel visszamenőleges katalogizálása jelenleg zajlik a legfrissebbtől a régebbi tételek felé haladva. Várhatóan hosszú évek fog tartani.

A raktári leltározás menete

Egy személy a polcon lévő példányokat ellenőrzi: 

• a könyv leltári számát, címét, szerzőjét felolvassa
• ha az adatok megegyeznek a listában lévő adatokkal, normál dátumbélyegzővel igazolja az ellenőrzést a könyvben a leltári szám mellett (állománybélyegző általában a címlapverzón található)

• ha nincs benne, vonalkódot ragaszt a könyvbe

• ha van a könyvben vonalkód, ellenőrzi: összeveti az állománybélyegzőnél szereplő leltári számmal,  különös tekintettel az 1-5386-ig terjedő leltári számokra!
• ha esetleg a könyvben benne maradt a kölcsönzőlap, azt kiveszi, külön dobozba gyűjti

Kölcsönzőlap a könyvben

Egy személy a leltárkönyvet ellenőrzi:       

• a könyv raktári számát és címét ellenőrzi a felolvasott adatok alapján

• adatok összevetése után bélyegzővel ellátja a leltárkönyvet
• a kölcsönzésben levő kötetek meglétét visszaigazolja az IKR-ben.
• ellenőrzi a leltári katalóguson levő bejegyzéseket és későbbi példányok felsorolását áttekinti esetleges kivonás szempontjából
• nyilvántartásba veszi a hiányokat, ezekre nem kerül leltári bélyegző
• selejtezésre jelölt kötetekre is bekerült a leltári bélyegző, majd listára kerül

Példa a selejtezésre szánt könyvek listájához

Példa a hiányzó kötetek listájához

Úgy tűnhet, mindkét személynek sok mindenre kell figyelni párhuzamosan. De ha sikerül a folyamatos munkavégzést biztosítani, akkor már gördülékenyen megy az összehasonlítás.

Arra számítunk, hogy 2017. tavaszán érünk a feladat végére, amikor kb. 70 ezer könyv ellenőrzésén leszünk túl.

Öten dolgozunk a könyvtárban. A leltározáshoz délelőtti és délutáni turnusokat képeztünk. A leltári beosztással mindenkire heti 3 vagy 4 délelőtti vagy délutáni alkalom jut, így az egyes turnusok között a napi feladatokra is jut idő. Öt fővel kényelmesen lehet haladni a leltározással; a könyvtárvezető is részt vesz a leltározásban. Ezzel a beosztással még akkor is folytatható a leltározás, ha 1-2 munkatárs hiányzik. Egy fő mindig jelen van az olvasószolgálatban, hogy ne kelljen bezárni a könyvtárat.