A raktári állomány ellenőrzése, kezdeti nehézségek

Az állomány ellenőrzés a raktárakban levő polcokon található könyvek leltározásával folytatódik. 

Az egyik tömör polcos raktárunk

Könyvtárunk jellegzetessége, hogy kezdetekben három leltárkönyvet vezettek párhuzamosan. Ennek oka az intézet történetében keresendő. Kezdetekben több osztálykönyvtár létezett, amit évekkel később összevontak. Összevonás után már csak egy leltárkönyvet folytattak, de addig a párhuzamosan vezetett számozás ütközését elkerülendő és az egyedi számozás fenntartása érdekében nem számozták újra ezeket a tételeket, hanem a leltári szám elé nullákat tettek: pl. 100, 0100, 00100. 

Amikor az állományt fizikailag összevonták, egymás mellé helyezték a 100, 0100 és 00100 leltári számú dokumentumokat a régi leltárkönyvek megtartásával, így ellenőrzéskor is párhuzamosan kell figyelni a leltárkönyveket.

Kb 10000 tételt ellenőrzünk párhuzamosan. A művelet kiegészül a vonalkódok beragasztásával is. A vonalkódok hosszú évek óta rendelkezésre állnak, de sajnos nem került sor a beragasztásukra. Ez csak a gépi kölcsönzés esetén történt meg, ezekről bibliográfiai rekord is született, így lettek bevezetve az elektronikus nyilvántartásba.
A többi tétel visszamenőleges katalogizálása jelenleg zajlik a legfrissebbtől a régebbi tételek felé haladva. Várhatóan hosszú évek fog tartani.

A raktári leltározás menete

Egy személy a polcon lévő példányokat ellenőrzi: 

• a könyv leltári számát, címét, szerzőjét felolvassa
• ha az adatok megegyeznek a listában lévő adatokkal, normál dátumbélyegzővel igazolja az ellenőrzést a könyvben a leltári szám mellett (állománybélyegző általában a címlapverzón található)

• ha nincs benne, vonalkódot ragaszt a könyvbe

• ha van a könyvben vonalkód, ellenőrzi: összeveti az állománybélyegzőnél szereplő leltári számmal,  különös tekintettel az 1-5386-ig terjedő leltári számokra!
• ha esetleg a könyvben benne maradt a kölcsönzőlap, azt kiveszi, külön dobozba gyűjti

Kölcsönzőlap a könyvben

Egy személy a leltárkönyvet ellenőrzi:       

• a könyv raktári számát és címét ellenőrzi a felolvasott adatok alapján

• adatok összevetése után bélyegzővel ellátja a leltárkönyvet
• a kölcsönzésben levő kötetek meglétét visszaigazolja az IKR-ben.
• ellenőrzi a leltári katalóguson levő bejegyzéseket és későbbi példányok felsorolását áttekinti esetleges kivonás szempontjából
• nyilvántartásba veszi a hiányokat, ezekre nem kerül leltári bélyegző
• selejtezésre jelölt kötetekre is bekerült a leltári bélyegző, majd listára kerül

Példa a selejtezésre szánt könyvek listájához

Példa a hiányzó kötetek listájához

Úgy tűnhet, mindkét személynek sok mindenre kell figyelni párhuzamosan. De ha sikerül a folyamatos munkavégzést biztosítani, akkor már gördülékenyen megy az összehasonlítás.

Arra számítunk, hogy 2017. tavaszán érünk a feladat végére, amikor kb. 70 ezer könyv ellenőrzésén leszünk túl.

Öten dolgozunk a könyvtárban. A leltározáshoz délelőtti és délutáni turnusokat képeztünk. A leltári beosztással mindenkire heti 3 vagy 4 délelőtti vagy délutáni alkalom jut, így az egyes turnusok között a napi feladatokra is jut idő. Öt fővel kényelmesen lehet haladni a leltározással; a könyvtárvezető is részt vesz a leltározásban. Ezzel a beosztással még akkor is folytatható a leltározás, ha 1-2 munkatárs hiányzik. Egy fő mindig jelen van az olvasószolgálatban, hogy ne kelljen bezárni a könyvtárat.

Hogyan leltározunk?

A 3/1975. (VIII. 17.) KM-PM együttes rendelet a leltározás menetére vonatkozóan is ad iránymutatást. Mindig legalább két személynek kell részt venni benne. (10.§) Egy fő a polcon levő állományt kezeli és a dokumentumokban pecsétel az évszámbélyegzővel, a másik fő a leltárkönyvet vagy a listát ellenőrzi és látja el bélyegzővel a bejegyzéseket. Egyik munkatárs hangosan olvassa a leltári számot, a másik nyugtázza vagy jelzi, ha eltérés van. Két személy részvétele teljesen indokolt: kényelmesebb munkamegosztást biztosít, és a hibalehetőségeket csökkenti.

Hasznos lehet egy hálózatban levő laptopot vagy számítógépet használni. Érdemes előre napi beosztást készíteni a leltározás folyamatosságának érdekében. Ehhez elegendő egy Excel táblázatot nyitni, azt folyamatosan vezetni. A beosztás arra is jó, hogy utólag számot lehessen vetni az elvégzett leltározási munkaórák mennyiségéről.

Sablon a leltározásban résztvevők beosztásához

A beosztáson felül házi használatra szóló módszertani útmutatót is érdemes készíteni, amelyben lépésről lépésre követhetőek az egyes mozzanatok. Az útmutatóra a leltározás megkezdése előtt a felkészülési időszakban érdemes időt fordítani, megosztani egymás között, átgondolni és megvitatni az egyes pontokat, így fel lehet készülni a különböző helyzetekre, pl. hiányokat azonnal listára írni, vagy az elavult és elhasználódott példányokat azonnal selejtezési listára rögzíteni. De menet közben is lehet módosítani és átdolgozni az útmutatót, mert adódhatnak olyan helyzetek, amelyekre nem lehet felkészülni.

Könyvtárunk állománya több különálló, jól körülhatárolható állományegységből áll. Jellegzetességük, hogy nincs minden dokumentum elektronikusan feldolgozva a raktári állományból. Ennek az az oka, hogy a napi munkákon felül ezzel már nem sikerült folyamatosan foglalkoznunk. Időről időre adódtak egyéb, sürgősebb megoldandó feladatok, valamint egy időben munkaerőhiánnyal is küzdött a könyvtár. Emiatt az elektronikus adatbázis nem ad teljes képet az állományról és annak értékéről. A cédulakatalógust folyamatosan gondozni kell, például az állományból történő kivonás esetén gondoskodni kell a cédulák törléséről is. A mi esetünkben szerencsére akad olyan állományrész, amely teljeskörűen gépen van. Ezek az olvasótermi könyvek.

Az olvasótermi állomány ellenőrzése

Tehát az állományunk még nincsen teljesen feldolgozva elektronikusan, azonban az olvasótermi állományrészt sikerült az utóbbi években rekatalogizálni. Ez 3208 db, vonalkóddal ellátott kötetet jelent. Ki tudtuk használni, hogy a rekordok elektronikus katalógusban vannak, így a példányok behasonlítását nem hagyományos módszerrel (leltárkönyv behasonlítással) végeztük. Ehelyett a következő módszert alkalmaztuk:

A kötetek vonalkódjait egyenként beolvastuk egy különálló plain text állományba. Egy munkatársunk levette a könyvet a polcról és dátumbélyegzőt ütött a leltári bejegyzés mellé, a másik kolléga pedig vonalkód leolvasóval beolvasta a vonalkódot a txt-be. Beolvasáskor tehát nem végeztünk behasonlítást a leltárkönyvvel.
Az IKR support minden nap megkapta az aznapi fájlokat, majd az adott állományegység behasonlítását elvégezte az adatbázison, utána visszajelzést küldött az eredményről: hiányok, pluszok, eltérések.

Ez nagyon hatékony munkamódszernek bizonyult. Két-három hét alatt befejeztük a beolvasást, feltártuk hibákat és átvezettük a különbségeket. A leltározás tényét utólag vezettük át a leltárkönyvekbe bélyegzővel, amikor minden különbséget feltártunk és tisztázódtak az eltérések.

Az RFID kóddal ellátott dokumentum alkalmas lehet a revízió munkamenetének felgyorsítására. Sajnos állományunk nincsen ellátva RFID kóddal, ezzel kapcsolatban nincsenek tapasztalataink.

Ajánlott irodalom:
Könyvtárosok kézikönyve 1. 1999, Budapest. Osiris. p. 280-283. 

A leltározás szabályozása

Mint minden könyvtárnak, nekünk is ellenőriznünk kell néha az állományunkat. A bejegyzéseinkben erről a folyamatról kapnak képet olvasóink, könyvtárunkról a MAGUNKRÓL menüpont alatt olvashatnak.

Szívélyesen ajánljuk ezt a blogot a Minisztertanács Tanácsi Hivatala elnökének és a Szakszervezetek Országos Tanácsának. :)

(A blogon az alábbi szavakat egymás szinonimájaként használjuk: leltározás, revízió, állomány-ellenőrzés. )

Tekintsük át a szabályozást. A 3/1975. (VIII. 17.) KM-PM együttes rendelet vonatkozik minden nyilvános és nem nyilvános könyvtárra. Megtudjuk, hogy az irattáraknak és a múzeumi gyűjteményeknek más szabály szerint kell eljárniuk.

Megismerjük, hogy mit tekintünk könyvtári állománynak és könyvtári dokumentumnak (az időleges megőrzésű könyveken kívül mindent). Továbbá, hogyan kell szabályszerűen leltárt vezetni a gyűjteményről. Ezt a pontot most mellőzzük, mert blogunk nem ezzel a tárgykörrel foglalkozik.

Nézzük, milyen passzusok szerint kell folytatnunk a leltározást.

Időszaki leltározás időintervallumait a törvény meghatározza:

"a 10 000 vagy ennél kevesebb könyvtári egységgel rendelkező könyvtárak 2 évenként,
a 10 001-25 000 könyvtári egységgel rendelkező könyvtárak 3 évenként,
a 25 001-75 000 könyvtári egységgel rendelkező könyvtárak 5 évenként,
a 75 001-250 000 könyvtári egységgel rendelkező könyvtárak 8 évenként,

a 250 001-1 000 000 könyvtári egységgel rendelkező könyvtárak 12 évenként,
az 1 000 000 könyvtári egységnél nagyobb állományú könyvtárak 16 évenként"

A mi esetünkben az időszaki állomány-ellenőrzés 8 évenként lenne kötelező, mivel  az állományunk 75 001-250 000 könyvtári egységgel rendelkezik.

Állomány-ellenőrzésünk jellege: időszakos. Utoljára 1987-1994 között zajlott leltározás, időszerű lett újra. És hogy képet kapjunk a "társadalmi tulajdonunk helyzetéről".
Módja: folyamatos. Tehát nem zárunk be. Folyamatosan nyitva tartunk.
Mértéke: részleges. A kölcsönzésben levő dokumentumok revíziója pár éve megtörtént, ezért ezeket meglévőnek tekintjük.

Leltározáskor óhatatlanul kiderülnek a hiányok. Ezekről jegyzéket kell vezetni.
Megengedhető hiány mértékét a rendelet szerint az állománynak a szabadpolcon levő része alapján osztja kategóriákra. Állományunk a IV. csoportba tartozik (a dokumentumoknak legfeljebb 15%-a van szabadpolcon), így az állomány összértékének 1 ezreléket nem érheti el az utolsó leltár óta eltelt időszak egy évére jutó hiánya (káló). Erre majd később visszatérünk.

A revízió megkezdéséről bejelentést kell készíteni a fenntartó számára, amelyben részletezni kell az állomány-ellenőrzés jellegét, módját, mértékét és fordulónapját. Meg kell határozni a leltározás befejezésének és a zárójegyzőkönyv elkészítésének várható dátumát.

Ütemterv elkészül. Fenntartó jóváhagyja. Leltározás elkezdődik. De hogyan leltározunk? A következő bejegyzésben erről lesz szó.

Akit érdekelnek a rendeletek, annak ajánljuk az alábbiak áttekintését is:

3/1975. (VIII. 17.) KM-PM együttes rendelet a könyvtári állomány ellenőrzéséről (leltározásáról) és az állományból történő törlésről szóló szabályzat kiadásáról
http://net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=97500003.KMA

Fenti jogszabály irányelve megjelent a Művelődésügyi Közlöny 1978. május 5. sz.-ban (9. szám, p. 413).

22/2005. (VII. 18.) NKÖM rendelet a muzeális könyvtári dokumentumok kezelésével és nyilvántartásával kapcsolatos szabályokról.
http://net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=A0500022.NKM